1. Cél és hatály
Jelen protokoll célja, hogy egységesen szabályozza, a munkatársaknak mit kell tenniük, ha gyanús, kéretlen vagy adathalász jellegű e-mailt kapnak a szervezeti Microsoft 365 postafiókjukba.
A protokoll minden dolgozóra érvényes, függetlenül attól, hogy:
- Outlook asztali klienst,
- Outlook Web Appot (Outlook a böngészőben),
- új Outlook klienst,
- vagy más levelezőprogramot / mobilklienst használ.
2. Fogalmak
Levélszemét (spam / junk):
Nem kifejezetten a felhasználó számára releváns, kéretlen reklám, hírlevél, marketing- vagy tömeges levél, amely nem feltétlenül rosszindulatú, de nem kívánatos.
Adathalász e-mail (phishing):
Olyan megtévesztő üzenet, amely:
- jelszót, bankkártyaadatot, személyes adatot próbál kicsalni, vagy
- hamis bejelentkezési oldalra irányít, vagy
- látszólag ismert szervezet, szolgáltatás nevében lép fel, de valójában támadóktól származik.
Mindkét esetben jelenteni kell az e-mailt, nem elég csak törölni.
3. Általános elvek
Gyanús e-mail érkezésekor:
- NE kattintson a benne található linkekre.
- NE nyissa meg az esetleges mellékleteket.
- NE válaszoljon az üzenetre.
- NE adja meg jelszavát, bankkártya- vagy egyéb érzékeny adatait.
Ehelyett az alábbi lépések szerint jelentse az e-mailt.
4. Teendők Outlook használata esetén (Microsoft 365 környezet)
Az Outlook (asztali, webes, új Outlook) kliensben a szervezet által telepített jelentés bővítményt (add-in) kell használni.
1. Jelölje ki a gyanús e-mailt a beérkezett üzenetek között.
2. A menüszalagon vagy az e-mail felett keresse a következő bővítményt (név eltérhet a beállítástól függően):
- „Üzenet bejelentése / Report Message”
- vagy "Bejelentés / Report"
3. Válassza az alábbiak egyikét:
- „Bejelentés adathalász üzenetként” / „Adathalászat”, ha az üzenet jelszót, adatot próbál kicsalni, illetve hamis bejelentkezési oldalra mutat.
- „Levélszemét bejelentése” / „Levélszemét”, ha egyszerű kéretlen reklám- vagy tömeges levélről van szó.
4. Erősítse meg a jelentést, ha a rendszer visszakérdez.
A jelentés:
- a gyanús üzenetet továbbítja a Microsoft és a szervezet biztonsági rendszerei felé,
- segíti a hasonló üzenetek jövőbeli automatikus kiszűrését,
- egyes esetekben automatikusan a „Levélszemét” mappába helyezheti vagy törölheti az üzenetet.
Fontos:
Ha Outlookban rendelkezésre áll a jelentés bővítmény, minden esetben ezt használja, és ne
továbbítsa manuálisan az e-mailt.
5. Teendők egyéb levelezőkliensek esetén
(pl. IMAP kliens, Thunderbird, mobil levelező, nem támogatott Outlook-változat)
Ha nem érhető el a jelentés bővítmény, az e-mailt csatolmányként továbbítva kell bejelenteni.
1. Jelölje ki a gyanús e-mailt, de lehetőleg ne nyissa meg.
2. Válassza a levelezőprogramban a:
- „Forward as attachment” / „Továbbítás mellékletként” vagy ezzel egyenértékű funkciót.
3. Címzettként adja meg a szervezet biztonsági címet:
Miért kell csatolmányként továbbítani?
Azért, mert így az eredeti e-mail teljes formájában, a fejlécekkel együtt megmarad, és az informatikai biztonsági szakemberek részletesen elemezni tudják.
6. Mit NE tegyen
Gyanús e-mail észlelése esetén:
- NE törölje az üzenetet jelentés nélkül.
- NE jelölje megbízhatónak a feladót, és ne vegye fel a címjegyzékébe.
- NE továbbítsa az üzenetet normál módon más kollégáknak („Továbbítás” funkció), mert ez egyrészt továbbiakat tehet ki veszélynek, másrészt a technikai elemzéshez hiányos lesz az üzenet.
7. Teendők, ha már kattintott vagy adatot adott meg
Ha utólag gyanakszik, hogy adathalász e-mailben már kattintott linkre, vagy megadta a jelszavát / adatait, azonnal az alábbi lépéseket kell megtennie:
1. Azonnal módosítsa a szervezeti jelszavát a hivatalos jelszókezelő felületen.
2. Ha ugyanazt a jelszót más rendszer(ek)ben is használta, ott is haladéktalanul cserélje le.
3. Jelezze az esetet az informatikai biztonsági / rendszergazda csapat felé:
- e-mail: support@bme.hu
- szükség esetén telefonon a hivatalos IT elérhetőségen: 16-16
4. A gyanús üzenetet a fenti 4–5. pont szerint jelentse (Outlook addon vagy csatolmányként történő továbbítás).
8. Záró rendelkezés
A jelen protokollban leírt lépéseket minden dolgozónak kötelessége követni, a szervezet információbiztonságának védelme érdekében.